Privacybeleid

1. Wie zijn wij?

Vacantia.net is een webapplicatie voor administratie- en relatiebeheer van Nederlandse stichtingen. De dienst wordt aangeboden door Vacantia.net, gevestigd in Nederland. Voor vragen over dit privacybeleid kunt u contact opnemen via support@vacantia.net.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens:

• Accountgegevens: voornaam, achternaam, gebruikersnaam, e-mailadres en wachtwoord (versleuteld opgeslagen).
• Profielgegevens: profielfoto (optioneel).
• Organisatiegegevens: naam van de organisatie, KVK-nummer, BTW-nummer, IBAN, adresgegevens en logo (door uzelf ingevoerd).
• Contactgegevens van derden: namen, e-mailadressen en telefoonnummers van contactpersonen, bestuurders, vrijwilligers en relaties die u in de applicatie invoert.
• Gebruiksgegevens: IP-adres, browsertype, sessieduur en bezochte pagina's (via serverlogbestanden).
• Communicatiegegevens: inhoud van interne berichten die u verstuurt via de berichtenmodule.
• Financiële gegevens: factuurgegevens, declaraties en inkoopfacturen die u invoert.

3. Voor welke doeleinden verwerken wij uw gegevens?

• Het verlenen en verbeteren van de dienstverlening.
• Het aanmaken en beheren van uw gebruikersaccount.
• Het versturen van dienstgerelateerde berichten (bijv. wachtwoordherstel, systeemmeldingen).
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

4. Op welke rechtsgrond verwerken wij uw gegevens?

• Uitvoering van een overeenkomst: de verwerking van accountgegevens en organisatiegegevens is noodzakelijk om de dienst te kunnen leveren.
• Gerechtvaardigd belang: gebruiksanalyse om de dienst te verbeteren, mits dit uw privacy niet onevenredig belast.
• Wettelijke verplichting: wanneer de wet ons verplicht gegevens te bewaren (bijv. financiële administratie).

5. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

• Accountgegevens: zolang uw account actief is. Na verwijdering worden gegevens binnen 30 dagen gewist.
• Financiële gegevens: 7 jaar conform de wettelijke bewaarplicht.
• Serverlogbestanden: maximaal 90 dagen.

6. Met wie delen wij uw gegevens?

Wij delen uw gegevens alleen met derden wanneer dat noodzakelijk is voor de dienstverlening of wettelijk vereist:

• Hostingprovider: onze server is gehost bij Hetzner Online GmbH (Duitsland, EU). Gegevens worden niet buiten de EER opgeslagen.
• Betaaldiensten: wanneer u een betaald abonnement afsluit, worden betalingsgegevens verwerkt door een externe betaaldienstverlener. Wij slaan geen volledige betaalgegevens op.

Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit aan derden.

7. Beveiliging

• Alle communicatie verloopt via HTTPS (TLS-versleuteling).
• Wachtwoorden worden gehashed opgeslagen (nooit in leesbare vorm).
• Toegang tot de database is beperkt tot geautoriseerde systemen.
• Optionele twee-factor-authenticatie (2FA) via een authenticator-app.
• Regelmatige back-ups van de database.

8. Cookies

• Sessiecookie: noodzakelijk voor het ingelogd blijven. Vervalt bij het sluiten van de browser of na de ingestelde sessietijd.
• CSRF-cookie: beveiligingscookie ter voorkoming van cross-site request forgery.

9. Uw rechten

Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft u de volgende rechten:

• Inzage: u kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken.
• Rectificatie: u kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
• Verwijdering: u kunt verzoeken om verwijdering van uw gegevens, tenzij wij wettelijk verplicht zijn deze te bewaren.
• Beperking: u kunt de verwerking van uw gegevens laten beperken in bepaalde situaties.
• Overdraagbaarheid: u kunt een kopie van uw gegevens in een machineleesbaar formaat opvragen.
• Bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang.

Verzoeken kunt u indienen via support@vacantia.net. Wij reageren binnen 4 weken. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij u via e-mail of een melding in de applicatie.

11. Contact

Heeft u vragen of opmerkingen over dit privacybeleid? Neem dan contact met ons op via support@vacantia.net.